INVENTARIS BEHEER

Er worden soms onnodige kosten gemaakt omdat er dingen gekocht worden die ergens anders binnen de organisatie ongebruikt staan. Of huurcontracten worden verlengd terwijl de apparatuur niet meer gebruikt wordt. Met de inventaris module kunt u al uw fysieke en digitale inventaris bijhouden, zoals software licenties, computers en auto's. U kunt onderhoudskosten bijhouden en zien wie wat gebruikt.

Internet: U kunt al uw inventaris centraal via Internet beheren en uitzoeken waar eventueel ongebruikte apparatuur aanwezig is. Wijzigingen zijn direct voor iedereen zichtbaar en u bepaalt zelf wie welke informatie mag zien of wijzigen.

Categorieën: U kunt uw eigen categorieën en sub-categorieën opstellen voor het indelen van de inventaris en catalogus. Items kunnen bij meerdere categorieën ingedeeld worden en u kunt via een mappenstructuur door de catalogus bladeren.

Attributen: U kunt zelf attributen aanmaken voor een categorie. Bijvoorbeeld in de categorie 'computer' kunt u attributen 'geheugen' en 'disk grootte' aanmaken en in de categorie 'auto' het type 'brandstof'.

Meterstanden: Aan elk object kunnen één of meerdere meters gekoppeld worden om de gebruikstijd of verbruikskosten te berekenen. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor facturatie, doorbelasting van kosten of plannen van preventief onderhoud.

Catalogus: Inventaris kan gekoppeld worden aan items in de catalogus. Hier kunt u dan algemene informatie over het type object opslaan, zoals bijvoorbeeld handleidingen, foto's of leverancier gegevens. U kunt ook zien hoe veel objecten van dit type u momenteel heeft, wie deze gebruikt en waar ze staan.

Documenten: Alle documenten die betrekking hebben op een bepaald item kunnen geupload en online bekeken worden, bijvoorbeeld handleidingen, licentie overeenkomsten, foto's of instructievideo's.

Gebruikers: Voor elk bedrijfsmiddel kunt u bijhouden wie het op welk moment in gebruik heeft gehad. Als iemand de organisatie verlaat kunt u er voor zorgen dat alle goederen weer ingeleverd worden. U kunt ook het maximaal aantal gelijktijdige gebruikers opgeven, bijvoorbeeld in het geval van software licenties.

Locatie: Van elk object kan vastgesteld worden waar het zich bevind. Dit kan door het opgeven van een geografische coordinaat of door het object te koppelen aan een ruimte binnen een gebouw.

Afschrijving: U kunt de aankoopprijs, restwaarde en afschrijvingsmethode van uw inventaris opgeven. Op basis van deze gegevens wordt de huidige waarde berekend. De afschrijvingskosten kunnen automatisch doorbelast worden naar een grootboekrekening.

Garantie: U kunt bijhouden wanneer de garantie vervalt en kunt voorkomen dat reparatie kosten gemaakt worden omdat men niet weet dat een apparaat nog onder garantie valt.

Versiebeheer: Bij abonnementen kunt u bijhouden welke exemplaren er ontvangen zijn en bij software licenties kunt u updates, upgrades en nieuwe versies registreren. Bij elke ontvangst kunt u de datum, status en versienummer bijhouden.

Onderhoud: Aan elk object kunt u één of meerdere onderhoudschema's koppelen. U kunt de datum van het onderhoud in de calender zien alsmede het totaalbedrag dat aan correctief en preventief onderhoud is uitgegeven en de periode dat het object niet beschikbaar is geweest wegens onderhoud.

Samenstellingen: Een object kan samengesteld zijn uit onderdelen. U kunt een boomstructuur aanmaken van onderdelen, gegevens van de onderdelen bijhouden en onderdelen eventueel vervangen.

Reserveonderdelen: Een lijst met reserve onderdelen kan aan een product gekoppeld worden. Dit zijn verwijzingen naar andere producten in de catalogus. Zo kunt u bij onderhoud aan een machine zien welke onderdelen besteld moeten worden.

Transacties: U kunt een aantal objecten selecteren en deze via een uitgifte transactie aan een persoon of organisatie toewijzen. Na afloop kunt u de objecten weer innemen en eventuele beschadigingen of vermissingen registreren.

Contracten: Aan elk object kunt u één of meerdere contracten koppelen, zoals bijvoorbeeld een lease contract of een onderhoudscontract. U heeft hierbij de beschikking over de volledige functionaliteit van de contract beheer module.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden.