CONTACT MANAGEMENT

Accurate informatie over klanten, leveranciers en partners is van levensbelang voor elke organisatie. Vaak houden medewerkers deze gegevens in hun eigen contact management software bij. Als de medewerker of computer weg is zijn de gegevens ook weg. Met de contact management module kunt u alle contact informatie op een centrale server beheren en veilige toegang vanaf de werkplek, huis of onderweg mogelijk maken. U kunt ook snel mailings uitsturen, uitzoeken wie aan wie rapporteert of welke producten en services een bedrijf aanbiedt.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Het basis systeem ondersteunt de volgende functies:

Internet: Uw gegevens staan veilig op een centrale server en er worden dagelijks backups gemaakt. Toch heeft iedereen met de juiste rechten eenvoudig toegang tot de informatie, bijvoorbeeld vanaf andere kantoren, huis of onderweg. Iedereen werkt op dezelfde database en veranderingen zijn onmiddelijk beschikbaar voor iedereen.

Organisatiestructuur: Relaties tussen organisaties, divisies en afdelingen kunnen via een hiërarchie gespecificeerd worden. Contact informatie zoals addressen en telefoonnummers worden automatisch door onderliggende niveaus overgenomen indien deze niet apart gespecificeerd zijn.

Rapportage lijnen: Voor elke persoon kunnen één of meerdere managers geselecteerd worden. Het is hierdoor eenvoudig om te zien aan wie een persoon rapporteert en welke personen in de afdeling van een manager werkzaam zijn.

Contacten: Een persoon kan meerdere functies bij verschillende organisaties of afdelingen bekleden. Voor elke functie kan een apart contact aangemaakt worden met de specifieke adres, telefoon en email informatie.

Adressen: Adressen worden centraal beheerd en kunnen vervolgens aan personen, organisaties of gebouwen gekoppeld worden. Adreswijzigingen hoeven derhalve slechts op een plaats gemaakt te worden.

Categorieën: U kunt zelf categorieën aanmaken en vervolgens personen en organisaties bij één of meerdere categorieën indelen. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld een mailing te sturen naar alle personen of organisaties binnen regio 'zuid' en sector 'overheid'.

Interacties: Interacties zoals telefoongesprekken, brieven, bezoekverslagen en notules van vergaderingen kunnen bijgehouden worden. Bij elke interactie kunnen taken toebedeeld worden en kan een overzicht van openstaande taken opgevraagd worden.

Relaties: Informatie over zakelijke en privé relaties tussen personen kunnen opgeslagen worden. Dit kan gebruikt worden om iemand te waarschuwen bij noodgevallen of om zakelijke relaties tussen managers van organisaties bij te houden.

Producten: Dit toont een overzicht van alle producten of diensten die door een persoon of bedrijf geleverd worden. Gedetailleerde informatie over prijzen en product specificaties kunnen in de inventaris module opgeslagen worden.

Mailings: Na een zoekopdracht op basis van een of meerdere criteria kunnen de gevonden contacten als lijst bewaard worden. Deze lijst kan dan gebruikt worden om etiketten te maken of een email mailing uit te sturen. De email module ondersteunt gepersonaliseerde tekst en html emails, en document attachments.

Opschonen: Er zijn hulpmiddelen voor het de-dupliceren van personen, organisaties en adressen. Indien een duplikaat informatie bevat die niet in het orgineel staat kan deze informatie worden overgenomen voordat het duplicaat verwijderd wordt.

Kansen: Per klant kan de omzetverwachting bijgehouden worden. U kunt de omvang van de order, kans, beslissingstermijn en eventuele commissies aan resellers bijhouden. Op deze manier kunt u snel een gewogen gemiddelde voor de verwachte omzet per klant, partner en account manager opvragen.

Offertes: U kunt offertes aanmaken en per email versturen en de status van offertes online beoordelen. Eventueel kunnen speciale workflows voor de behandeling van offertes geimplementeerd worden.

Orders: De bestellingen uit de verschillende modules worden verzameld en kunnen goedgekeurd worden. Een bestelling kan aan een budget en kostenpost gekoppeld worden zodat het budget geactualiseerd kan worden.

Facturen: De rekeningen uit de verschillende modules worden hier verzameld en kunnen goedgekeurd worden. Het bedrag kan geboekt worden op een of meerdere debet en credit rekeningen van een grootboek.

 Bekijk of download deze pagina in Adobe PDF formaat.