CONTRACTBEHEER

Elke organisatie heeft te maken met contracten voor medewerkers, huur en onderhoud. U kunt kosten besparen door er voor te zorgen dat er op tijd betaald wordt en dat contracten op tijd verlengd of opgezegd worden. Met de contract module kunt u gegevens bijhouden over clausules, betalingstermijnen en vervaldata. U kunt clausules koppelen aan de oorsponkelijke tekst in een gescande digitale versie van het contract.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Het basis systeem ondersteunt de volgende functies:

Internet: Medewerkers kunnen vanuit verschillende locaties snel en eenvoudig informatie over contracten opzoeken. De imaging server maakt het mogelijk om in hoge resolutie gescande contracten snel via het Internet te bekijken.

Categorieën: U kunt uw eigen categorieën aanmaken zoals bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, huurcontracten of licentie overeenkomsten. U kunt contracten zoeken op categorie en per categorie overzichten maken.

Attributen: Iedere contract categorie kan specifieke attributen hebben. Bijvoorbeeld bij categorie 'arbeidsovereenkomst' kunt u een ja/nee attribuut 'permanent' aanmaken zodat u kunt zoeken naar alle arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.

Workflows: Aan elke belangrijke datum kunt u een aparte workflow koppelen die opgestart moet worden. Dit kan het uitsturen van een herinnering zijn of een complexe workflow met escalaties en goedkeuringen.

Clausules: U kunt uw eigen clausule types ingeven zoals bijvoorbeeld 'beëindiging', 'betaling' en 'vertrouwelijkheid'. U kunt clausules toevoegen en naar clausules van een bepaald type zoeken in al uw overeenkomsten.

Documenten: De verschillende revisies en uiteindelijke versie van het contract kunnen online bekeken worden. Clausules kunnen aan de tekst in een gescande versie van het getekende contract gekoppeld worden.

Data: U kunt een schema met belangrijke data opstellen, bijvoorbeeld voor opzeggingen, betalingen en verlengingen. Bij elke datum kunt u de frequentie opgeven en het aantal dagen van te voren dat er een herinnering gestuurd moet worden.

Betalingen: U kunt een schema opstellen met betalingen die betaald moeten worden of waarvoor een factuur uitgestuurd moet worden. U kunt bij elke betaling de frequentie opgeven, bijvoorbeeld maandelijks of per jaar, en het aantal dagen van te voren dat u een herinnering wilt ontvangen.

Facturen: Binnenkomende of verschuldigde betalingen kunnen geëxporteerd worden naar een financieel systeem. U kunt ook via de financiële module binnen het systeem rekeningen aanmaken en de betalingsstatus bijhouden.

 Bekijk of download deze pagina in Adobe PDF formaat.