DOCUMENT MANAGEMENT

Een gangbare methode voor het uitwisselen van documenten is het gebruik van gedeelde mappen of publicatie op het intranet. De document management module gaat een stap verder door functionaliteit aan te bieden voor versiebeheer, revisie beheer, toegangscontrole, viewing en het toevoegen van opmerkingen. De module is volledig geïntegreerd met workflow management zodat procedures voor goedkeuring, publicatie, archiveren en afdrukken ondersteund worden.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Het basis systeem ondersteunt de volgende functies:

Internet: Alle documenten blijven veilig opgeslagen op een centrale server en er worden dagelijks backups gemaakt. Medewerkers kunnen snel documenten vinden via het Internet vanuit verschillende locaties, huis of onderweg. U kunt ook documenten uitwisselen met andere bedrijven, bijvoorbeeld indien u aan een project werkt.

Mappen: Een document kan in meerdere mappen geplaatst worden, bijvoorbeeld een presentatie kan gevonden worden in de map 'presentatie' en 'verkoop'. Mappen kunnen binnen andere mappen geplaatst worden en de naam van de map wordt automatisch vertaald. Mappen kunnen onzichtbaar gemaakt worden door het instellen van toegangsrechten.

Revisies: Een revisie beheer systeem zorgt er voor dat slechts één persoon op een bepaald moment veranderingen kan maken. Nadat de gebruiker het document heeft uitgechecked blijft het geblokkeerd voor het maken van wijzigingen totdat het document weer is ingechecked.

Versies: Indien een document gewijzigd is dan blijven de vorige versies beschikbaar. Gebruikers kunnen oudere versies van een document bekijken of downloaden en zien welke opmerkingen er bij die versie gemaakt zijn.

Omzettingen: Documenten worden omgezet naar een formaat dat in een web browser bekeken kan worden zoals PDF en JPEG. Gebruikers die het oorspronkelijke programma niet hebben kunnen het document zo toch bekijken of printen. Toegangsrechten kunnen zo ingesteld worden dat gebruikers alleen toegang hebben tot de geconverteerde versie zodat het intellectuele eigendom van het document beschermd blijft.

Markup: Gebruikers kunnen highlights en opmerkingen aan een document toevoegen. Indien de cursor over een highlight bewogen wordt, wordt de tekst, auteur en de datum van de opmerking getoond.

Notificaties: Voor elk document en elke map kan een distributielijst worden opgesteld. Indien een document gewijzigd is of een nieuw document in een map is aangemaakt krijgen de personen in de distributielijst een bericht per email.

Sjablonen: U kunt sjabloon documenten opstellen voor tekeningen, presentaties of een declaratie overzicht. Bij het aanmaken van een nieuw document kan de gebruiker een sjabloon uitkiezen. Het document neemt dan alle attributen en instellingen van het sjabloon over.

Relaties: Een document kan referenties naar andere documenten hebben. Bij het uitchecken of converteren van een document worden alle gerelateerde documenten gekoppeld. Document referenties kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor CAD referentie bestanden of om eenstylesheet bij een HTML document te linken.

Attributen: De standaard velden kunnen uitgebreid worden met een onbeperkt aantal extra velden, zogenaamde attributen. Per attribuut kan het type worden opgegeven, zoals tekst, aantal, waarde, keuze lijst of referentie naar een ander object. De attribuut velden worden al of niet weergegeven afhankelijk van de toegangsrechten en de status van de werkstroom.

Logboek: Voor elk document wordt een logboek bijgehouden. Hierin kunt u zien wie en wanneer nieuwe versies heeft aangemaakt, een versie heeft gedownload of het document bekeken heeft.

Beveiliging: Toegang tot de documenten kan worden opgegeven per gebruikersgroep. De toegangsrechten kunnen ingesteld worden per document en per folder. De toegangsrechten kunnen ook afhankelijk zijn van de status in een werkstroom.

Workflows: Verschillende workflows kunnen aan een document gekoppeld worden, bijvoorbeeld een goedkeuring of archivering. De workflows zijn gebaseerd op rollen, en taken worden automatisch toegekend aan een of meerdere personen die bij een rol horen.

Zoeken: Gebruikers kunnen documenten zoeken op basis van verschillende criteria zoals trefwoorden, naam, auteur, formaat of datum van revisie.

 Bekijk of download deze pagina in Adobe PDF formaat.