DOCUMENTBEHEER

De meeste kennis binnen een organisatie is opgeslagen in documenten maar vaak weten medewerkers de informatie niet te vinden of vinden juist informatie die niet voor hen bedoeld is. Met de documentbeheer module kunt u efficient naar documenten zoeken, versies beheren, opmerkingen toevoegen en toegangsrechten instellen. De module is volledig geïntegreerd met workflow management zodat procedures voor goedkeuring, publicatie, archiveren en afdrukken ondersteund worden.

Versiebeheer: Het revisie beheer systeem zorgt er voor dat slechts één persoon op een bepaald moment veranderingen kan maken. Alle vorige versies van een bepaald document blijven beschikbaar.

Conversies: Documenten worden omgezet naar een formaat dat in een web browser bekeken kan worden zoals PDF en JPEG. Gebruikers die het oorspronkelijke programma niet hebben kunnen het document zo toch bekijken of printen.

Zoeken: Documenten worden automatisch geindexeerd zodat u via een 'full text search' op tekst in de document kunt zoeken. U kunt ook documenten vinden via het bladeren in mappen, gerelateerde objecten of trefwoorden.

Markup: Gebruikers kunnen highlights en opmerkingen aan een document toevoegen. Indien de cursor over een highlight bewogen wordt, wordt de tekst, auteur en de datum van de opmerking getoond.

Imaging: U kunt hoge resolutie gescande documenten in een web browser bekijken en hier annotaties aan toevoegen. U kunt inzoomen, uitzoomen en door het document bladeren zonder dat het hele bestand gedownload hoeft te worden.

Workflows: Verschillende workflows kunnen aan een document gekoppeld worden, bijvoorbeeld een goedkeuring of archivering. De workflows zijn gebaseerd op rollen, en taken worden automatisch toegekend aan een of meerdere personen die bij een rol horen.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden.

FEATURES

	Versiebeheer Uploaden Nummering Check out Downloaden Bekijken Publiceren		Samenwerken Review Markup Opmerkingen Notificaties Email Taken		Imaging Web browser Zoom in Zoom uit Volgende pagina Vorige pagina Markup
	Zoeken Indexering Full text search Trefwoorden Kenmerken Mappen Categorieën		Workflows Postafhandeling Aanvragen Goedkeuring Publiceren Archiveren Email		Integratie LDAP Intranet FTP in/uit Email in/uit Stylesheets Web services
	Conversies Word Excel PDF TIF OpenOffice DWG		Relaties Projecten Gebouwen Aanvragen Organisaties Personen Contracten		Rapporten Word sjablonen Sorteren en groeperen Grafieken Digital dashboard Email rapporten PDF, HTML, XML