MODULES

Axxerion biedt een aantal geïntegreerde modules voor het optimaliseren van de dagelijkse bedrijfsvoering. Elke module behandelt een bepaald facet, zoals het beheren van documenten, contacten, inventaris, contracten, gebouwen of projecten. Het is mogelijk om met één of twee modules te beginnen, bijvoorbeeld om een project te beheren of een klachtenafhandeling systeem op te zetten. De toegang tot de verschillende modules kan per gebruikersgroep ingesteld worden door het opgeven van toegangsrechten.

Contact management: Accurate informatie over klanten, leveranciers en partners is van levensbelang voor elke organisatie. Vaak houden medewerkers deze gegevens in hun eigen contact management software bij. Als de medewerker of computer weg is zijn de gegevens ook weg. Met de contact management module kunt u alle contact informatie op een centrale server beheren en veilige toegang vanaf de werkplek, huis of onderweg mogelijk maken. U kunt ook snel mailings uitsturen, uitzoeken wie aan wie rapporteert of welke producten en services een bedrijf aanbiedt.

Aanvraagbeheer: Veel organisaties gebruiken papieren formulieren of email om aanvragen van medewerkers, klanten of prospects te behandelen. Het probleem hierbij is dat het vaak niet duidelijk is wat de status van de aanvraag is en wie er actie moet ondernemen. Met de request management module kunt u voor elk type aanvraag een specifieke workflow opstellen. Taken worden automatisch toegewezen aan personen en managers kunnen de status van de aanvraag bekijken om te controleren of aan service level agreements voldaan wordt.

Reserveringen: Met de reserveringsmodule kunt u snel en eenvoudig reserveringen maken voor ruimtes, apparatuur, lunches en speciale diensten. Bij het zoeken kunt u één of meerdere criteria opgeven, zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte voor 10 of meer personen met Internet en een video projector. Voor elke reserveerbare ruimte of voorwerp kunnen kosten per uur of per stuk opgegeven worden zodat de totale kosten automatisch doorberekend kunnen worden. Deze module kan ook gebruikt worden voor hoteling, professional services en parkeerplaatsen.

Document management: Een gangbare methode voor het uitwisselen van documenten is het gebruik van gedeelde mappen of publicatie op het intranet. De document management module gaat een stap verder door functionaliteit aan te bieden voor versiebeheer, revisie beheer, toegangscontrole, viewing en het toevoegen van opmerkingen. De module is volledig geïntegreerd met workflow management zodat procedures voor goedkeuring, publicatie, archiveren en afdrukken ondersteund worden.

Project management: Bijna elke organisatie heeft te maken met projecten zoals bijvoorbeeld deelname aan een beurs, een opdracht voor een klant uitvoeren of een nieuw kantoor bouwen. De project management module helpt u om project informatie te beheren, kosten bij te houden en een budget op te stellen. Het biedt ook hulpmiddelen om samen te werken met interne en externe personen door document uitwisseling, discussie forums en issue tracking workflows.

Gebouwbeheer: Gebouwen zijn na medewerkers meestal de grootste kostenpost voor een organisatie. Met de gebouwbeheer module kunt u gegevens over eigen of gehuurde gebouwen bijhouden. U kunt ruimtes aanmaken en inventaris en personen toewijzen. Op deze manier kunt u snel zien waar ruimte vrij is en kunt u kosten per afdeling vergelijken. U kunt ook koppelingen met AutoCAD maken. Als u op een persoon of voorwerp in een tekening klikt wordt doorgelinkt naar een scherm met alle informatie.

Product management: Met de product management module kunt u gegevens bijhouden over producten en diensten die door uw organisatie of door anderen aangeboden worden. Naast algemene gegevens over prijzen, afmetingen en leveranciers kunt u foto's en documenten zoals gebruiksaanwijzingen en installatie manuals beheren. U kunt per product categorie een onbeperkt aantal specifieke productkenmerken aanmaken en hier vervolgens op zoeken.

Inventaris beheer: Er worden soms onnodige kosten gemaakt omdat er dingen gekocht worden die ergens anders binnen de organisatie ongebruikt staan. Of huurcontracten worden verlengd terwijl de apparatuur niet meer gebruikt wordt. Met de inventaris module kunt u al uw fysieke en digitale inventaris bijhouden, zoals software licenties, computers en auto's. U kunt onderhoudskosten bijhouden en zien wie wat gebruikt.

Voorraadbeheer: Met de voorraadbeheer module kunt u voorraden in verschillende magazijnen bijhouden. Voor elk product kunt u de minimale en maximale voorraad opgeven en de prijs en verpakkingseenheden bepalen. Er kunnen automatisch bestellingen voor de verschillende leveranciers aangemaakt worden en u kunt per product zien welke transacties er gedaan zijn. Deze gegevens kunnen u helpen bij het besparen van kosten en optimaliseren van bestelhoeveelheden.

Sleutelbeheer: Met de sleutelbeheer module kunt u de fysieke toegang van personen tot ruimtes, gebouwen en inventaris beheren. U kunt per object één of meerdere sloten definiëeren, waarbij verschillende sloten een zelfde toegangscode kunnen hebben (bv. cylindernummer).Per sleutel kunt u bepalen tot welke sloten deze sleutel toegang heeft en aan wie de sleutel is uitgegeven. De sleutelbeheer module heeft alle functionaliteit van de inventaris module zodat u foto's kunt toevoegen en leveranciers kunt bijhouden.

Werkorders: Met de werkorder module kan de voortgang van werkorders binnen en buiten uw organisatie worden bijgehouden. Werkorders kunnen worden gerelateerd aan gebouwen, ruimtes en inventaris. Werkorders kunnen worden uitgevoerd in de context van een contract. Er kan een team worden aangemaakt van mensen die de werkorder beheren, zoals een werkorder manager en een aannemer. Verschillende categorieen van werkorders kunnen worden aangemaakt die ieder hun eigen workflow kunnen hebben.

Onderhoudsplanning: De onderhoudsplanning is geïntegreerd met workflow management, werk orders, contract beheer en inventaris beheer. U kunt correctief onderhoud uitvoeren op basis van meldingen en preventief onderhoud plannen op basis van een onderhoudschema. Voor elk typeonderhoud worden kosten van materiaal en arbeid bepaald zodat vooraf een begroting gemaakt kan worden. De werkelijke kosten kunnen verrekend worden met een budget dat overeengekomen is in het onderhoudscontract.

Contractbeheer: Elke organisatie heeft te maken met contracten voor medewerkers, huur en onderhoud. U kunt kosten besparen door er voor te zorgen dat er op tijd betaald wordt en dat contracten op tijd verlengd of opgezegd worden. Met de contract module kunt u gegevens bijhouden over clausules, betalingstermijnen en vervaldata. U kunt clausules koppelen aan de oorsponkelijke tekst in een gescande digitale versie van het contract.

Personeelsbeheer: In de meeste organisaties zijn medewerkers de belangrijkste maar tegelijkertijd de grootste kostenpost. Met de personeelsbeheer module kunt u de kosten en kwalificaties van uw personeel beheren. Er zijn hulpmiddelen voor het bijhouden van vakantiedagen, ziekteverzuim, salarisgegevens, werkervaring, verzekeringen en evaluaties. U kunt de totale kosten en resultaten van medewerkers tussen afdelingen vergelijken.

Financieel: De financiële module wordt gebruikt voor verwerking van budgetten, omzet en kosten uit projecten, gebouwen of inventaris. U kunt een rekeningenstelsel opzetten, budget codes aanmaken en BTW tarieven invoeren. Facturen en bestellingen kunnen worden goedgekeurd en u kunt rekeningnummers toewijzen voor verdere verwerking naar het grootboek. U kunt de informatie exporteren naar een financieel systeem of direct een balans en verlies en winst rekening maken.

Enquêtes: Met de enquête module kunt u online enquetes aanmaken, bijvoorbeeld voor een marktonderzoek of tevredenheidsonderzoek. U kunt gebruik maken van verschillende vragensoorten, zoals vrije tekst, enkelvoudige keuzes, keuzetabellen en meerkeuzevragen. Vervolgens kunt u een lijst met personen of organisaties opstellen en deze per email uitnodigen om de enquête online in te vullen. Er zijn verschillende mogelijkheden om de resultaten te analyseren of te exporteren naar andere systemen.

 Bekijk of download deze pagina in Adobe PDF formaat.