PROJECT MANAGEMENT

Bijna elke organisatie heeft te maken met projecten zoals bijvoorbeeld deelname aan een beurs, een opdracht voor een klant uitvoeren of een nieuw kantoor bouwen. De project management module helpt u om project informatie te beheren, kosten bij te houden en een budget op te stellen. Het biedt ook hulpmiddelen om samen te werken met interne en externe personen door document uitwisseling, discussie forums en issue tracking workflows.

Internet: Omdat de project module web gebaseerd is kunnen alle project team leden snel toegang krijgen tot informatie en documenten vanuit verschillende locaties. U bepaalt zelf wie bepaalde informatie mag zien of wijzigen.

Team: Hier vindt u de contact informatie van alle team leden. De project manager kan voor elk team lid de toegangsrechten, rol en kosten per uur opgeven. Deze kunnen automatisch uit de personeelsmodule overgenomen worden.

Documenten: De project module ondersteunt alle functies van de document module. Team leden kunnen documenten uploaden, downloaden en bekijken, afhankelijk van hun toegangsrechten.

Planning: De project manager kan een project planning opstellen met hoofdtaken en neventaken en team leden aan een taak toewijzen. U kunt de geschatte en werkelijke tijd voor taken bijhouden en zien welke taken overtijd zijn.

Gantt grafiek: Bij elke taak kunt u de startdatum, einddatum en voortgang bijhouden. Hoofdtaken kunnen onderverdeeld worden in neventaken. Het projecplan kan vervolgens als Gantt grafiek in de web browser afgebeeld worden en eventueel omgezet worden naar PDF.

Budget: In het project budget kunt u budget items aanmaken en een begroting maken voor de omzet en kosten. U kunt zien welke bedragen er al gecommiteerd of betaald zijn via bestellingen en facturen.

Kalender: In de project kalender kunt u belangrijke data zoals milestones en vergaderingen bijhouden. Alle team leden hebben toegang tot de kalender.

Urenstaten: Team leden kunnen urenstaten invullen waarbij aangegeven wordt hoe veel tijd er aan een bepaald project en/of activiteit besteed is. Deze informatie wordt gebruikt om de planning aan te passen en kan ook voor urendeclaraties gebruikt worden.

Berichten: U kunt berichten uitsturen naar team leden en andere contacten. Het bericht wordt per email uitgestuurd en team leden kunnen alle project berichten bekijken.

Forums: Via de discussie forums kunt u op informele wijze van gedachten wisselen met andere team leden. U kunt items bekijken, reageren op items van andere team leden of zelf een nieuw item aanmaken.

Issue tracking: U kunt uw eigen processen specificeren voor het afhandelen van issues binnen een project. Issues kunnen ingediend, beoordeeld en toegewezen worden aan één of meerdere personen. U kunt online de status van de openstaande issues inzien.

Orders: U kunt alle binnenkomende en uitgaande bestellingen voor het project bijhouden. Nadat een bestelling is goedgekeurd wordt het gecommiteerde bedrag in het budget aangepast.

Wijzigingorders: Wijzigingsorders zijn veranderingen aan het oorspronkelijke concept waarbij veelal extra kosten aan verbonden zijn. Deze wijzigingen moeten gedocumenteerd worden en door alle partijen goedgekeurd worden. Vervolgens wordt het budget automatisch bijgewerkt.

Werkorders: Binnen een project kunnen werkorders for interne of externe personen of organisaties aangemaakt worden. Op de werkorder kunt u materiaal, arbeid en uitvoerders specificeren. De kosten van de werkorders worden in het budget verwerkt.

Facturen: U kunt alle binnenkomende en uitgaande facturen voor het project bijhouden. Nadat een factuur goedgekeurd is wordt het betaalde bedrag in het budget aangepast. U kunt de informatie exporteren naar een financieel systeem voor verdere bewerkingen.

Workflows: Voor elk project kunt u standaard of aangepaste workflows gebruiken zoals budget goedkeuring, issue tracking of change orders. Aanvragers en ontvangers van een aanvraag kunnen de status bekijken en reageren. De project manager ziet een overzicht van alle open aanvragen.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden.