GEBOUWBEHEER

Gebouwen zijn na medewerkers meestal de grootste kostenpost voor een organisatie. Met de gebouwbeheer module kunt u gegevens over eigen of gehuurde gebouwen bijhouden. U kunt ruimtes aanmaken en inventaris en personen toewijzen. Op deze manier kunt u snel zien waar ruimte vrij is en kunt u kosten per afdeling vergelijken. U kunt ook koppelingen met AutoCAD maken. Als u op een persoon of voorwerp in een tekening klikt wordt doorgelinkt naar een scherm met alle informatie.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Het basis systeem ondersteunt de volgende functies:

Categorieën: U kunt eigen categorieën aanmaken en gebouwen en ruimtes aan een of meer categorieën toewijzen, bijvoorbeeld verhuurbaar, bruikbaar, algemeen of kantoor. U kunt op basis van deze categorieën zoeken.

Attributen: Voor elke categorie kunt u attributen definieëren. Bijvoorbeeld bij een gebouw categorie 'benzine station' maakt u een attribuut 'aantal pompen' aan en bij een ruimte categorie 'vergaderruimte' een attribuut 'aantal personen'.

Berekeningen: De oppervlakten van ruimtes worden automatisch opgeteld in het hoger liggende niveau. U kunt snel berekenen hoeveel ruimte er beschikbaar is per categorie en per gebouw.

Tekeningen: AutoCAD tekeningen of gescande papieren tekeningen kunnen aan een ruimte worden gekoppeld. U kunt een koppeling maken tussen elementen in de tekening en ruimtes, inventaris en personen.

Personen: U kunt ruimtes aan personen toewijzen en een overzicht opvragen van de beschikbare ruimte per persoon en per afdeling. U kunt één persoon aan meerdere ruimtes toewijzen, bijvoorbeeld indien deze persoon vanuit verschillende locaties werkt.

Inventaris: Inventaris kan aan een ruimte worden toegewezen. U kunt snel zien waar iets staat en een rapport bekijken van alle inventaris per ruimte of gebouw.

Systemen: U kunt inventaris groeperen in logische systemen zoals bijvoorbeeld verwarming, airconditioning of beveiliging. Deze systeem informatie kan vervolgens gebruikt worden bij het oplossen van problemen, onderhoud of inspecties.

Documenten: De gebouw module heeft alle functionaliteit van de document module. U kunt alle documenten voor het gebouw beheren, zoals tekeningen, vergunningen, belastingaangiftes en taxaties.

Aanvragen: U kunt nieuwe aanvragen aanmaken en open aanvragen voor een gebouw bekijken. Er kunnen gebouw-specifieke workflows voor request management gemaakt worden.

Team: Voor elk gebouw kan een team van personen opgesteld worden dat verantwoordelijk is voor het gebouw. Elk team lid wordt aan een gebruikersgroep toegewezen die bepaald wat de toegangsrechten zijn en welke workflow taken aan deze persoon toegewezen worden.

Verzekering: U kunt alle verzekeringen voor een gebouw bijhouden. Deze informatie kan gebruikt worden bij noodgevallen, om kosten te berekenen en om te controleren of gebouwen goed verzekerd zijn.

Reserveringen: Elke ruimte heeft een eigen kalender waarop data en tijden aangegeven kunnen worden voor onderhoud, schoonmaken en reserveringen. U kunt kijken of een vergaderruimte beschikbaar is en uw vergadering aan de kalender toevoegen.

 Bekijk of download deze pagina in Adobe PDF formaat.