RESERVERINGEN

Met de reserveringsmodule kunt u snel en eenvoudig reserveringen maken voor ruimtes, apparatuur, lunches en speciale diensten. Bij het zoeken kunt u één of meerdere criteria opgeven, zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte voor 10 of meer personen met Internet en een video projector. Voor elke reserveerbare ruimte of voorwerp kunnen kosten per uur of per stuk opgegeven worden zodat de totale kosten automatisch doorberekend kunnen worden. Deze module kan ook gebruikt worden voor hoteling, professional services en parkeerplaatsen.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Het basis systeem ondersteunt de volgende functies:

Planbord: In het grafische planboard kunt u een dag, week of maandoverzicht van de reserveringen zien. U kunt vanuit het planbord direct een reservering voor één of meer ruimtes aanmaken.

Ruimtes: De reserveringsmodule is geïntegreerd met de gebouwbeheer en ruimte module. U kunt een geschikte ruimte zoeken op basis van oppervlak, locatie, beschikbaarheid en attributen zoals 'video projector', 'raam' en 'draadloze toegang'.

Parkeerplaatsen: U kunt parkeerplaatsen in de gebouwbeheer module invoeren en vervolgens parkeerplaatsen voor uw bezoekers reserveren.

Apparatuur: Elk item uit de inventaris module kan als een reserveerbaar apparaat geconfigureerd worden. Bij het maken van een reservering wordt de onderhoudsagenda en status van het apparaat gecontroleerd om de beschikbaarheid te bepalen.

Catering: Koffie, frisdranken, lunches en andere benodigdheden kunnen uit een catalogus geselecteerd worden en aan de reservering toegevoegd worden. U kunt eventueel kosten per stuk, dozijn, liter of kilo opgeven en het tijdstip voor de catering opgeven.

Personen: Elk contact kan als reserveerbare persoon gedefiniëerd worden. U kunt een uur- of dagtarief opgeven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het reserveren van professionele diensten zoals technische ondersteuning.

Tarieven: U kunt meerdere tarieven opgeven, bijvoorbeeld een uurtarief en een dagtarief. Het systeem kiest automatisch het juiste tarief en berekend de totale kosten.

Beschikbaarheid: U kunt per object aangeven op welke uren en dagen het beschikbaar is. Bij het aanmaken van een reservering kunt u zoeken naar zalen of apparatuur die op een bepaalde tijd beschikbaar zijn.

Periodieke reserveringen: U kunt automatisch periodieke reserveringen aanmaken. Hierbij heeft u verschillende opties voor instelling van de frequentie, datum in de maand, dag in de week, tijd, maximaal aantal cycli en eind datum.

Facturatie: The totale kosten van de reservering, inclusief borgsom en eventuele schade, worden berekend en kunnen aan een kostenplaats toegekend worden. U kunt een factuur aanmaken of de kosten exporteren naar een financieel systeem.

Inspectie: U kunt bij elke ruimte of apparaat een borgsom bepalen. Nadat de reservering beëindigd is kunt u de inleverdatum, opmerkingen, status van alle items en eventuele schade invoeren.

Documenten: Documenten kunnen geupload worden en aan de reservering gekoppeld worden. U kunt bijvoorbeeld een schets of tekening van de opstelling voor een zaal bijvoegen.

Email bevestiging: Er kan automatisch een bevestigingsemail naar de aanvrager gestuurd worden. U kunt gebruik maken van eigen HTML of PDF sjablonen.

Internet: U hoeft geen email meer te sturen, te bellen of te wachten maar kunt direct zelf bekijken wanneer er iets beschikbaar is. Het systeem biedt de zelfde voordelen als het reserveren van een auto of hotel via Internet.

Intranet: U kunt een eenvoudig reserveringsformulier voor eindgebruikers opnemen in uw eigen intranet. U kunt de stijl aanpassen via HTML style sheets. Gebruikers worden automatisch geauthoriseerd en ingelogd.

Workflow: U kunt eigen workflows voor de reserveringen aanmaken met de workflow module. Bijvoorbeeld, een workflow waarbij een extra goedkeuring is vereist indien de kosten hoger zijn dan een bepaald bedrag.

Rapporten: U kunt overzichten van reserveringen per ruimte, apparaat, afdeling of persoon bekijken. Deze overzichten kunnen helpen bij het plannen van toekomstige reserveringsbehoeften en kunnen gebruikt worden om kosten door te berekenen.

 Bekijk of download deze pagina in Adobe PDF formaat.