FACILITY MANAGEMENT

Axxerion is een volledig geïntegreerd en web-gebaseerd Facility Management Information System (FMIS). U hoeft geen software te installeren en kunt via Internet samenwerken met medewerkers, klanten, leveranciers en partners. Door gebruik te maken van workflows kunt u processen zoals voor afhandeling van meldingen, bestellingen en facturatie op een consistente manier afhandelen en controleren of er aan service level agreements voldaan is. Met Axxerion kunt u facility management op een moderne en professionele manier binnen uw bedrijfsvoering integreren. Met de online rapportage mogelijkheden en digital dashboards heeft u op elk moment inzich in kosten en gebruik van uw bedrijfsmiddelen.

Relatiebeheer: Actuele informatie over klanten, leveranciers en partners is essentieel voor elke organisatie. Met de contact management module kunt u uw bestaande relaties beheren en nieuwe klanten werven. Het complete verkoop proces wordt ondersteund, vanaf het eerste contact, tot prospect, offerte, order, factuur en betaling. Doordat iedereen op één centraal bestand werkt zijn de gegevens altijd actueel en kunt u zien wie welke gegevens gewijzigd heeft.

Servicedesk: Met de servicedesk module kunt u meldingen en aanvragen op een gestructureerde manier afhandelen. U kunt per soort melding een proces specificeren waarbij automatisch taken voor personen en afdelingen aangemaakt worden. Klanten kunnen zelf online meldingen maken, de status bekijken en hoeven dus niet meer te bellen. Managers kunnen het aantal open meldingen, doorlooptijden en bottlenecks analyseren en controleren of er aan service level agreements voldaan wordt. U kunt zo kosten besparen en een betere dienstverlening leveren.

Reserveringen: Met de reserveringsmodule kunt u snel en eenvoudig reserveringen maken voor ruimtes, apparatuur, lunches en speciale diensten. Bij het zoeken kunt u één of meerdere criteria opgeven, zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte voor 10 of meer personen met Internet en een video projector. Voor elke reserveerbare ruimte of voorwerp kunnen kosten per uur of per stuk opgegeven worden zodat de totale kosten automatisch doorberekend kunnen worden. Deze module kan ook gebruikt worden voor hoteling, professional services en parkeerplaatsen.

E-procurement: Met de inkoopmodule kunt u kosten besparen door op een efficiënte manier in te kopen. U kunt leveranciers en inkoopcontracten registreren en een catalogus van producten en diensten opstellen. Per contract en product kunnen kortingen en staffels bijgehouden worden en u kunt direct zien hoe veel er geleverd en besteld is tegen welke prijzen. Medewerkers kunnen online bestellingen plaatsen, waarbij er workflows voor interne goedkeuring opgestart worden. Via the OCI koppeling kunt u direct artikelen bestellen op externe web sites.

Gebouwbeheer: Met de gebouwbeheer module kunt u gegevens over eigen, gehuurde of verhuurde gebouwen bijhouden. U kunt snel zien welke ruimtes momenteel verhuurd of gehuurd zijn. Bewoners kunnen via Internet meldingen aanmaken en er kunnen werkorders aangemaakt worden voor interne of externe diensten. Via de meerjaren onderhoudsplanning kunt u onderhoudsactiviteiten budgetteren, inplannen en uitvoeren. Met de geïntegreerde contract module kunt u kosten en opbrengsten analyseren en automatisch facturen aanmaken.

Inventarisbeheer: Met de inventarisbeheer module kunt u de kosten voor aanschaf en onderhoud van uw bedrijfsmiddelen verlagen. U kunt efficiënter inkopen, lease en onderhoudscontracten beter beheren en preventief onderhoud inplannen. Alle informatie zoals gebruiker, leverancier, garantie, onderhoudsprocedures en kosten zijn via Internet toegangkelijk. U kunt zien waar apparatuur niet gebruikt wordt en zo onnodige aankopen voorkomen. Doordat alle kosten voor aanschaf, afschrijving, leasing en onderhoud bijgehouden worden krijgt u beter inzicht in de totale gebruikskosten.

Sleutelbeheer: Met de sleutelbeheer module kunt u de fysieke toegang van personen tot ruimtes, gebouwen en inventaris beheren. U kunt per object één of meerdere sloten definiëeren, waarbij verschillende sloten een zelfde toegangscode kunnen hebben (bv. cylindernummer).Per sleutel kunt u bepalen tot welke sloten deze sleutel toegang heeft en aan wie de sleutel is uitgegeven. De sleutelbeheer module heeft alle functionaliteit van de inventaris module zodat u foto's kunt toevoegen en leveranciers kunt bijhouden.

Onderhoud: De onderhoudsplanningsmodule helpt u onderhoudskosten te verlagen en de levensduur van apparatuur te verlengen. U kunt correctief onderhoud uitvoeren op basis van meldingen en preventief onderhoud plannen op basis van een onderhoudschema. Het hele onderhoudsproces van melding, planning, uitvoering en facturatie wordt ondersteund. Voor elk type onderhoud worden kosten van materiaal en arbeid bepaald zodat vooraf een begroting gemaakt kan worden. De werkelijke kosten kunnen verrekend worden met het onderhoudsbudget.

Contractbeheer: Elke organisatie heeft te maken met contracten zoals voor medewerkers, huur en onderhoud. U kunt kosten besparen door er voor te zorgen dat er op tijd betaald wordt en dat contracten op tijd verlengd of opgezegd worden. Met de contract module kunt u snel contracten opstellen en gegevens bijhouden over clausules, betalingstermijnen en vervaldata. U kunt clausules koppelen aan de oorsponkelijke tekst in een gescande digitale versie van het contract.

Financieel: De financiële module is volledig geïntegreerd met contractbeheer, inkoop en project management. U kunt automatisch facturen aanmaken en deze via electronische incasso door uw bank laten verwerken. Inkomende facturen kunnen met gescande nota's ingeboekt worden en als Clieop bestand aan uw bank aangeboden worden. U kunt bankbetalingen verwerken, vooruitbetaalde omzet en kosten afboeken, BTW aangiftes opstellen, memoriaalboekingen aanmaken en een balans en verlies en winstrekening opstellen.

Rapportages: Een van de belangrijkste eisen die aan een enterprise informatie systeem gesteld moeten worden is de mogelijkheid om snel rapportages aan te maken. Axxerion heeft per module een groot aantal standaard rapporten. Daarnaast kunnen per klant specifieke rapportages en dashboards aangemaakt worden. De rapportages kunnen direct bekeken worden in de browser en kunnen omgezet worden naar een PDF bestand zodat ze gedownload en geprint kunnen worden. Ook is het mogelijk om een rapport direct in Excel in te lezen voor verdere analyse.

Workflow: Bij veel traditionele systemen zijn workflows en processen in de code geprogrammeerd en kunnen niet veranderd worden. Axxerion biedt een workflow benadering waarbij u interactief processen kunt definiëren of wijzigen in een grafische omgeving. De onderliggende methode die gebruikt wordt is gebaseerd op Petri Nets, waarbij u een formele en wiskundig correcte specificatie van een proces kunt opgeven via toestanden, taken en overgangen.