WORKFLOW MANAGEMENT

Bij veel traditionele systemen zijn workflows en processen in de code geprogrammeerd en kunnen niet veranderd worden. Axxerion biedt een workflow benadering waarbij u interactief processen kunt definiëren of wijzigen in een grafische omgeving. De onderliggende methode die gebruikt wordt is gebaseerd op Petri Nets, waarbij u een formele en wiskundig correcte specificatie van een proces kunt opgeven via toestanden, taken en overgangen.

Workflow patterns: In Axxerion kunnen zowel simpele als zeer geavanceerde workflows worden gemodelleerd. Axxerion ondersteunt de workflow patterns zoals gespecificeerd in wetenschappelijk onderzoek van de TU Eindhoven (zie het workflow whitepaper). Hierdoor is er een solide basis om een breed scala aan workflows te modelleren.

Grafisch ontwerp: Workflows kunnen worden ontworpen in een grafische omgeving in de web browser. Elementen van de workflow, zoals taken, toestanden en connectors kunnen door middel van 'drag and drop' interactief worden geplaatst.

Grafische feedback: Tijdens uitvoering van een workflow, kan grafisch worden weergegeven waar de workflow zich bevindt. Hierdoor kan de gebruiker in een oogopslag zien welke toestanden actief zijn en welke taken uitgevoerd moeten worden.

Geïntegreerde beveiliging: De workflow functionaliteit is volledig geïntegreerd met het beveiligingsmodel van Axxerion. Hierdoor is het mogelijk om per toestand in de workflow aan te geven welke velden zichtbaar of wijzigbaar zijn, en welke functies/knoppen zichtbaar zijn.

Prioriteiten: De respons- en doorlooptijd van de workflow en afhandeldata van taken kunnen worden gestuurd door de prioriteit van het onderliggende object. Hierdoor kunnen voorwaarden in Service Level Agreements gemodelleerd en geverifieerd worden.

Berichten: Vanuit de workflow kunnen emails worden verstuurd als een bepaalde taak is uitgevoerd of als de workflow gedurende een bepaalde tijd in een bepaalde toestand is. Deze emails kunnen worden geparameteriseerd en geformatteerd in HTML.

Subworkflows: Workflows kunnen deel uit maken van andere workflows. Als er al een workflow bestaat voor een aankoop goedkeuring kan deze aangeroepen worden voor de goedkeuring van een nieuwe computer binnen een workflow voor het aannemen van nieuwe medewerkers.

Analyse: Axxerion heeft ingebouwde functionaliteit voor workflow analyse. Per workflow en per taak worden gegevens zoals responstijd en doorlooptijd bijgehouden, waarmee achteraf rapporten en grafieken kunnen worden weergegeven om de prestaties en het proces te analyseren.

Versies: Het workflow proces kan veranderen in de loop van de tijd. Hiervoor ondersteunt Axxerion workflow versies. Oudere objecten kunnen verder werken met hun eigen versie, nieuwe objecten kunnen werken met een nieuwere workflow versie.

Rollen: Bij de definitie van een workflow voor een aanvraag worden taken toegekend aan gebruikersgroepen, bijvoorbeeld de facility manager of hoofd verkoop. De personen die aan deze groep zijn toegewezen ontvangen automatisch een taak. Hierdoor hoeft u de workflow niet te veranderen indien bepaalde personen van functie veranderen of niet meer actief zijn.

Escalaties: Tijd gebaseerde triggers kunnen gekoppeld worden aan een fase in de workflow. Als een bepaalde status niet op tijd behaald is wordt er automatisch een herinnering uitgestuurd of kunnen escalatie procedures opgestart worden.

Beslissingsregels: Er kunnen eenvoudige of complexe beslissingsregels worden opgegeven om te bepalen hoe de workflow op een bepaald punt verder moet gaan. Bijvoorbeeld, als het aankoopbedrag hoger is dan een bepaalde waarde én de persoon geen manager is dan is een extra goedkeuring vereist.