Axxerion heeft de afgelopen maanden gewerkt aan de implementatie van het complete Property Management Systeem voor BIM (Bossche Investerings Maatschappij). We gaan in gesprek met Maurice Horsten, directeur van BIM over de uitdagingen en overwegingen tijdens de implementatie.

Aanleiding selectieprocedure

BIM is opgericht in 1950 door de gemeente ’s-Hertogenbosch en de Kamer van Koophandel, met als primaire taak het stimuleren van de economische bedrijvigheid in ’s-Hertogenbosch en omgeving. Door ondernemers samen te brengen wil de stad bij de top 5 steden komen met het meest gunstige economische vestigingsklimaat. Met ongeveer 20 medewerkers wordt dagelijks hard gewerkt om de meer dan 500 huurders in de stad tevreden te houden. BIM heeft zelf vijf panden in eigendom en beheert voor de gemeente acht locaties waaronder bedrijfspanden, kantoren en winkels. Horsten: “Wij zijn ook eigenaar en verhuurder van De Gruyter Fabriek in ‘s-Hertogenbosch. Dit is een van de grootste bedrijfsverzamelgebouwen in Nederland met een oppervlakte van 55.000m² en biedt onderdak aan 185 bedrijven. Het is een uniek pand met veel creatieve en innovatieve ondernemers en kunstenaars. We zijn er trots op!”

Voor de ondersteuning en uitvoering van bedrijfsprocessen werden verschillende ICT toepassingen ingezet. De verschillende applicaties waren niet met elkaar gekoppeld waardoor informatie op meerdere plekken moest worden opgeslagen. Dit bleek foutgevoelig. Ook waren er geen overzichtelijke KPI’s of dashboards doordat gegevens uit meerdere systemen gehaald moest worden. Een belangrijke factor voor een goed lopende efficiënte bedrijfsvoering is een compleet digitaal dossier en correcte informatieverschaffing voor alle processen. Dit wilde BIM natuurlijk ook en ging daarom op zoek naar een passend systeem.

Keuze Property Management Software

Horsten vertelt: “Onze Manager Finance heeft zich bezig gehouden met het selecteren van verschillende oplossingen. Hij heeft uiteindelijk voorkeursoplossingen geselecteerd die we verder bekeken hebben. We werkte met onder andere een boekhoudsysteem en vastgoed-registratiesysteem. Onze wens was om deze systemen te vervangen door één systeem waar alle primaire bedrijfsprocessen in geborgd konden worden. We kozen na een uitgebreid traject uiteindelijk voor Axxerion omdat dit voldeed aan al onze wensen en eisen. De eerste stap die we hebben gezet was het uitvoeren van een vooronderzoek om een beter gevoel te krijgen over de impact. Het implementeren van een primair systeem is tenslotte ook niet onze dagelijkse bezigheid maar wel van groot belang.”

Bedrijfsprocessen

De BIM heeft belangrijke hoofdprocessen op het gebied van vastgoedbeheer, commercieel vastgoed en financieel onderverdeeld. Tijdens het vooronderzoek zijn deze processen bekeken, verbeterd en in detail beschreven. Voor de secundaire processen zoals personeels- en salarisadministratie is besloten de bestaande applicatie te blijven gebruiken.

Relatiegegevens

Er is begonnen met het vastleggen van alle relatiegegevens. Er wordt onderscheid gemaakt tussen crediteuren (leveranciers), debiteuren (huurders), stakeholders, potentiele huurders, algemene relaties en eigenaren (VVE). E-mails worden vanuit Axxerion verstuurd zodat een historie zichtbaar is. Er wordt bijvoorbeeld bijgehouden of de huurder al gevestigd was in ’s-Hertogenbosch om dit te kunnen rapporteren aan de gemeente. Ook worden contactmomenten voor financiële processen zoals aanmaningen en betalingsregelingen bijgehouden in een financieel logboek. Voor leveranciers is een kwalificatiedossier gekoppeld waarin de tevredenheid over deze crediteur wordt bijgehouden.

Commercieel vastgoed

Het proces rondom verhuur is volledig ondergebracht in Axxerion. Een potentiele huurder kan via de website aangeven wat zijn behoefte is (m², locatie, type, ruimte, prijs, toelichting). Na het controleren van de aanvraag en beschikbaarheid wordt via de commerciële afdeling een bezichtiging gepland. Het vervolgproces wordt volledig in Axxerion beheerd. Nadat de offerte is gegenereerd en verstuurd wordt een voorlopige claim (optie) bij de ruimte vastgelegd inclusief vervaldatum. De reservering vervalt automatisch na de vervaldatum. In het proces zijn verschillende mogelijkheden ondergebracht zoals het einde van de aanvraag, een nieuwe zoekopdracht, het herzien van de offerte of het opstellen van een definitief contract. In het laatste geval wordt automatisch een huurovereenkomst op basis van de offerte gemaakt. Na ondertekening gaat het contract naar de financiële administratie en de afdeling beheer. De processen rondom waarborgsommen, huurnota’s, extra (eenmalige) diensten, toeslagen voor zonwering en airco, incassoformulieren worden bewaakt. Ook het leveren van de sleutel, cilinder, toegangspasjes is geborgd. Alle stappen die doorlopen moeten worden bij het opzeggen van een huurcontract zijn uiteraard ook in een workflow ondergebracht. Axxerion biedt vanzelfsprekend ook ondersteuning bij het indexeren van huurprijzen, het vastleggen van kortingen, (toekomstige) beschikbaarheid voor verhuur, inzicht in meldingen en storingen per ruimte/gebouw en een integratie met het meerjarenonderhoudsplan (MJOP).

Vastgoedbeheer

Processen aangaande het vastgoedbeheer zijn uitgebreid opgenomen in Axxerion. Een huurder of medewerker kan via een portal een melding kan registreren. Vervolgens zal de beheerder van het gebouw de melding beoordelen. Het daaropvolgende proces wordt volledig via Axxerion bewaakt. Bij het aanmaken van de werkorder wordt gekeken of het uitbesteed moet worden en of de kosten doorbelast worden. Dit geldt uiteraard ook voor de preventieve werkorders die aangemaakt worden. Doordat de meldingen worden voorzien van een prioriteit en er duidelijke rapporten en dashboards zijn gemaakt, kan het hele proces goed worden beheerd. Er is ook een workflow voor het aanvragen en bewaken van offertes geïmplementeerd. Na eventuele goedkeuring wordt de inkooporder per e-mail verzonden en opgeslagen in het contract. Bij levering kan hierdoor de factuur eenvoudig gecontroleerd worden. Praktisch is dat er een signalering plaatsvindt van het totale jaarlijkse onderhoudsbudget per type onderhoud. Hiermee wordt voorkomen dat een bepaald budget al halverwege het jaar verbruikt is. Vanzelfsprekend is het proces rondom servicekostenafrekening in Axxerion ondergebracht. BIM denkt erover om een puntensysteem te introduceren dat de kwaliteit en voorzieningen van ruimtes weergeeft en als nieuwe basis kan dienen voor de afrekening.

Financieel

Een belangrijke pijler van een compleet vastgoedbeheersysteem is de facturatie. Zoals mag worden verwacht, ondersteunt Axxerion zowel de ingaande- als uitgaande facturen en betalingen. Bij BIM worden uitgaande facturen (zoals huurnota’s, waarborgsommen, voorschot servicekosten, etc.) automatisch aangemaakt. Verder wordt er een incassobestand gegenereerd voor de meeste huurcontracten. Vijf dagen voor de incasso is gepland wordt er een bericht verzonden naar de huurders. Hierna volgt eventueel aanmaningsproces. Er wordt rekening gehouden met de wel en niet BTW plichtige debiteuren waar verschillende brieven voor zijn.

Ook de crediteurenadministratie heeft met Axxerion haar proces gedigitaliseerd. Inkomende facturen worden geregistreerd en gekoppeld aan een werkorder, inkooporder of contract. Daarnaast is het hele goedkeuringsproces ingericht. Bankafschriften kunnen worden geïmporteerd waardoor facturen automatisch worden afgeletterd.

Lessons learned

Horsten vond de inrichting van een nieuw systeem intensief: “Ons team heeft enorm hard gewerkt om de implementatie succesvol te laten zijn. Buiten hun eigen werkzaamheden vergt de realisatie van een primair systeem veel tijd. Dit hebben we in het begin misschien onderschat. Toch is draagvlak voor een nieuw systeem heel belangrijk.” Intussen is er door de accountant van BIM een controle uitgevoerd (audit) op de nieuw ingerichte processen. Horsten: “Doordat de processen zijn gecontroleerd en goedgekeurd worden nu veel dingen standaard afgewikkeld. Dit geeft straks bij de jaarafsluiting ook weer meer rust.”

De samenwerking en implementatie met Axxerion gaat verder. Horsten: “De komende maanden is onze consultant van Axxerion nog iedere twee weken bij ons op locatie. We gaan processen verder optimaliseren en de juiste dashboards en rapportages afstemmen. Hiermee verwezenlijken we onze uiteindelijke doelstelling om een goed beeld te hebben hoe processen lopen. Waar stokt het? Hoe staan de parameters? Kortom; hoe hangt de vlag erbij en waar kunnen we bijsturen. Het brengt rust als we weten dat alles onder controle is.”