Afgelopen maand heeft Axxerion samen met R Creators het project rondom de implementatie van het monitoringssysteem voor rijkskantoor de Knoop geëvalueerd. Beide partijen zijn enthousiast over de geslaagde implementatie en samenwerking. We blikken terug op dit enerverende project met Olwin Verhappen, Exploitatiemanager bij R Creators.

Herontwikkeling Rijkskantoor De Knoop

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft in de voormalige Knoopkazerne in Utrecht een modern rijkskantoor ontwikkeld. Sinds 1 februari 2018 hebben verschillende rijksdiensten hun intrek in het gebouw genomen waarin werkplekken, gastwerkplekken en vergaderfaciliteiten zijn ondergebracht. Vanuit het motto ‘efficiënt & aantrekkelijk’ maakt het nieuwe rijkskantoor een forse besparing mogelijk op de kosten door een veel intensievere benutting van de beschikbare ruimten. De ICT is beter geregeld en er zijn passende cateringfaciliteiten en een goede beveiliging.

In juni 2015 heeft het Rijksvastgoedbedrijf R Creators geselecteerd als winnaar van de aanbesteding van dit PPS-project. PPS staat voor Publiek-Private Samenwerking en is een samenwerkingsvorm tussen overheid en een of meer private ondernemingen. De overheid bemoeit zich bij PPS-projecten niet met de inhoud maar stuurt volledig op het gewenste einddoel. Hierdoor hebben de marktpartijen vrijheid om de uitvoering naar eigen inzicht vorm te geven. De Rijksoverheid wil hiermee gebruikmaken van de denk- en innovatiekracht van de markt.

DBFMO-Contract met R Creators

R Creators, een samenwerking van Strukton, Facilicom en Ballast Nedam, sloot een DBFMO-contract (Design Build Finance Maintain Operate) voor 20 jaar. Bij deze contractvorm is er geen voorfinanciering van de overheid benodigd. Zij betaalt alleen voor de geleverde prestaties. Hiervoor is vooraf geformuleerd wat de gewenste output is tijdens de duur van het contract. Betaling vindt plaats tijdens de looptijd van de overeenkomst op basis van geleverde prestaties en beschikbaarheid van de geleverde diensten. Verhappen: “Onze inschrijving bleek naast prijs ook het beste aan te sluiten bij de gedachte van de opdrachtgever betreffende duurzaam partnerschap en gastheerschap. R Creators heeft een duidelijke visie hoe zij samen met de B/CFD de dienstverlening in het rijkskantoor wil organiseren. We willen samen als één dienstverlener richting de gebouwgebruiker optreden met achter de schermen een duidelijke demarcatie. En uiteraard hadden we ook een mooi ontwerp voor het rijkskantoor!”

Implementatie FMIS / monitoringssysteem

Een belangrijk onderdeel van dit PPS-project is een betrouwbaar en flexibel FMIS en monitoringssysteem. Dit moest gekoppeld kunnen worden aan de bedrijfssoftware (SAP) en het gebouwbeheersysteem waarmee gewerkt wordt. Na een uitgebreide selectieperiode koos R Creators eind 2016 voor het FMIS van Axxerion. Verhappen vult aan: “Er is een brede uitvraag gedaan en de beantwoording van Axxerion bleek, samen met de prijs en het plan van aanpak, het beste te passen. Daarnaast had een van de consortiumpartners al goede ervaringen met Axxerion.”

Begin 2017 werd een start gemaakt met het project. Een belangrijke functionaliteit die werd ingericht was het automatisch inlezen van 3D-BIM tekeningen. BIM, oftewel Building Information Models, is een methode waarbij alle benodigde informatie van een gebouw overzichtelijk op 1 plek staat. Voordeel van het BIM-model is dat alle partijen gebruik maken van dezelfde database en die kunnen gebruiken bij het onderhoud en beheer van het gebouw. Het Rijksvastgoedbedrijf stelde in 2011 BIM verplicht bij geïntegreerde contracten.

Belangrijk voor R Creators was de inrichting van een uitgebreid meldingensysteem. Dit is onmisbaar om maandelijks de afrekening (beschikbaarheidsvergoeding) voor het rijkskantoor inzichtelijk te maken. Dit gebeurt volgens een door de overheid vastgelegd standaard betalingsmechanisme, ook wel BOM monitoring genoemd. De beschikbaarheid van de faciliteiten alleen is niet voldoende. Er moet worden voldaan aan de gestelde kwaliteitseisen. De beschikbaarheidsvergoeding wordt betaald en de gewenste kwaliteit moet worden geleverd. Er kunnen kortingen worden opgelegd als niet aan de gestelde beschikbaarheids- of kwaliteitseisen wordt voldaan. Het is dus erg belangrijk om dit proces te borgen en inzichtelijk te maken.

R Creators heeft een uitgebreid monitoringsdocument opgesteld waarin meldingen zijn geclassificeerd. Er zijn allerlei soorten meldingen per ruimte mogelijk waar bij overschrijding van de toegestane hersteltijd verschillende kortingen, bijvoorbeeld ook herhalingskortingen, aan vasthangen. Alle formules rondom kortingen staan in Axxerion en zijn hiermee overzichtelijk geborgd. In Axxerion wordt gecontroleerd of het een korting houdende melding is en meegenomen dient te worden in de maandafrekening. Verhappen: “De Bruto Beschikbaarheidsvergoeding (BBV) is cruciaal voor R Creators. De maandelijkse factuur wordt opgebouwd met gegevens die uit Axxerion komen zoals variabele diensten en opgelopen kortingen. Deze gegevens beïnvloeden de BBV en moeten daarom 100% correct zijn. In de projectfase is veel tijd besteed aan testen om zeker te weten dat alles klopt en dat het systeem de juiste berekeningen uitvoert. Hiervoor is tevens een audit uitgevoerd. Axxerion heeft bewezen een betrouwbaar en robuust systeem te zijn. Door de berekeningen volgt nu iedere maand een factuur die niet door onze opdrachtgever wordt bediscussieerd. Dat is veel waard.”

Lessons learned

De samenwerking tussen R Creators en Axxerion is krachtig en effectief gebleken. Er was een strakke tijdsplanning voor de implementatie vanwege de ingebruikname van het pand. Namens R Creators was er tijdens de implementatiefase één persoon die volledige verantwoordelijkheid had. Daarnaast waren er nog twee personen in een stuurgroep voor backup tijdens vakanties en het uitvoeren van testen. Verhappen: “Er stond een behoorlijk strakke deadline. Daarvoor is het noodzakelijk dat er soms wordt opgeschaald om meer mensen in te kunnen zetten en benoemde milestones te halen. Er is veel en nauw samengewerkt en dat is in goede harmonie verlopen. Iedereen had hetzelfde doel. Een les die we hebben geleerd is dat de demarcatie van taken vooraf duidelijker had gekund. Uiteindelijk is alles gedaan maar niet altijd door diegene die het had moeten doen.”

Toekomst

Verhappen ziet de toekomst zonnig in. “Mensen veranderen in hoe ze werken, samenwerken en ontmoeten. Dat maakt dat zowel de software als het contract tussen opdrachtgever en R Creators maar ook tussen

R Creators en Axxerion flexibel moet zijn om te blijven voldoen aan de veranderende vraag. We weten nog niet wat er over een paar jaar wordt gevraagd of hoe er wordt gewerkt maar van ons wordt wel verwacht dat we er op anticiperen. Dat maakt dat we samen een visie moeten blijven ontwikkelen. Ik kende Axxerion voorafgaand aan het project nog niet, alleen van naam. Aangezien het een cruciaal systeem is, moet het absoluut goed verlopen. Ik kan zeker zeggen dat dit gerealiseerd is. Axxerion heeft haar belofte waargemaakt!”

Kenmerken rijkskantoor de Knoop

31.000m² kantoor- en vergaderruimte
1082 werkplekken
75 gastwerkplekken
1353 vergaderplekken in 70 ruimtes
364 zitplekken in koffiebar en restaurant
22 platanen zijn gedurende een periode van 2 jaar in opslag geweest waarna ze werden teruggeplaatst
een atrium verbindt het vergadercentrum met het kantorengedeelte

Ook Facilicom heeft een artikel geschreven over het monitoringssysteem van Axxerion. Klik hier om dit artikel te lezen.