Skip navigation Menu

Contracten

Grote kans dat u te maken heeft met vele contracten, bijvoorbeeld voor medewerkers, verhuur, inkoop en/of onderhoud. Heeft u goed zicht op alle voorwaarden en opzegtermijnen? U kunt kosten besparen door ervoor te zorgen dat er op tijd gefactureerd en betaald wordt en dat contracten op tijd verlengd of opgezegd worden. De contractenmodule in Axxerion herinnert u tijdig aan bovenstaande zaken. Met deze module kunt u tevens gegevens bijhouden over clausules, betalingstermijnen en vervaldata. Het getekende contract wordt als digitale versie in Axxerion opgeslagen, waardoor het altijd en overal als naslagwerk beschikbaar is.

Voorbeeldschermen contracten:

Voorbeeldscherm contractlasten:

De contractenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies:

  • Categorieën: u kunt categorieën aanmaken zoals bijvoorbeeld arbeidscontracten, huurcontracten, leasecontracten, licentiecontracten, etc. Per categorie kunt u bepalen welke gegevens moeten worden vastgelegd en kunt u per categorie overzichten genereren. Tevens zijn de categorieën geschikt om autorisaties te regelen zodat alle betrokkenen alleen de voor hen relevante contracten kunnen inzien.
  • Documenten: het contract zelf kan worden vastgelegd, maar ook alle bijbehorende correspondentie en andere bijlagen.
  • Notificaties: u kunt een schema opstellen met belangrijke data, niet alleen voor opzeggingen en verlengingen, maar ook voor betalingen en leveranciersbeoordelingen. Bij elke datum kunt u een frequentie opgeven en het aantal dagen van tevoren dat u een herinnering (per e-mail, sms, etc.) wilt ontvangen.
  • Samenvatten en clausules: binnenkomende contracten kunt u digitaliseren en vervolgens alle clausules en belangrijke data markeren. Op deze manier kunt u op een later moment snel in het contract zoeken en heeft u een totaaloverzicht van alle belangrijke data en clausules.
  • Indexeren: contracten kunnen automatisch geïndexeerd worden. U kunt voor bepaalde items in het contract een afwijkende index opgeven, zodat bijvoorbeeld wel de huur maar niet de servicekosten geïndexeerd worden. Door middel van de juiste filtering komen alleen de contracten naar voren die in een bepaalde periode geïndexeerd dienen te worden. Ook wordt een historie van de contractwaardes op contractniveau bijgehouden.
  • Opstellen en factureren: door gebruik te maken van contractsjablonen, invoerparameters en een clausulebibliotheek, kunt u snel contracten opstellen en deze als PDF of Word-document opslaan en versturen. Prijzen, kortingen, data en factuurperiodes kunnen per contractitem worden opgegeven. De automatische factuurgeneratie bespaart tijd en helpt u bij het voorkomen van fouten.
  • Leveranciersbeoordelingen: Axxerion biedt u de mogelijkheid jaarlijks uw leveranciers te beoordelen en de resultaten te registreren bij het gerelateerde contract. De doelstellingen die zijn afgesproken worden geregistreerd en kunnen bij de volgende beoordeling worden geëvalueerd.

Wilt u meer informatie over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.

Benieuwd naar onze visie op Contract Lifecycle Management (CLM) en de manier waarop wij u hierbij kunnen ondersteunen? Klik hier en ontvang onze whitepaper!

Copyright 2017 Axxerion