Skip navigation Menu

Documentenbeheer

De meeste organisaties beheren en delen hun documenten met behulp van gedeelde mappen of via publicatie op het intranet. Onze documentenmodule gaat een stap verder door functionaliteiten aan te bieden voor onder andere versiebeheer, revisiebeheer, toegangscontrole, viewing en het toevoegen van opmerkingen.

Onze documentenmodule is volledig geïntegreerd met workflow management zodat procedures voor goedkeuring, publicatie, archiveren en afdrukken ondersteund worden. De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module.

Voorbeeldschermen Documentenbeheer:

documenten-1documenten-2documenten-3

De documentenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies:

  • Revisies en versiebeheer: een revisiebeheersysteem zorgt ervoor dat slechts één persoon op een bepaald moment wijzigingen kan aanbrengen. Nadat de gebruiker het document heeft uitgecheckt blijft het geblokkeerd voor het maken van wijzigingen totdat het document weer is ingecheckt. Nadat een document gewijzigd is, blijven de vorige versies beschikbaar. Gebruikers kunnen oudere versies van een document bekijken of downloaden en opmerkingen bekijken.
  • Voor ieder document wordt een logboek bijgehouden. Hierin kunt u zien wie wanneer nieuwe versies heeft aangemaakt, een versie heeft gedownload of het document bekeken heeft.
  • Conversies: documenten worden omgezet naar een formaat dat in een webbrowser bekeken kan worden zoals PDF en JPEG. Gebruikers die het oorspronkelijke programma niet hebben, kunnen het document zo toch bekijken of printen. Toegangsrechten kunnen zo ingesteld worden dat gebruikers alleen toegang hebben tot de geconverteerde versie.
  • Borgingsdocumenten: voor documenten waar periodiek een nieuwe versie aanwezig dient te zijn (zoals vergunningen), kan Axxerion u helpen herinneren door tijdig een notificatie te verzenden. Aan de hand van de geldigheidsdata is altijd inzichtelijk wanneer een document vernieuwd dient te worden.
  • Zoeken: als de documenten gescand zijn met tekstherkenning is de zoekfunctie ook toepasbaar op alle teksten in het document.
  • Mappen en relaties: een document kan in meerdere mappen geplaatst worden. Mappen kunnen als submappen in andere mappen geplaatst worden. Een document kan relaties met andere documenten, gebouwen en inventaris hebben. Deze relaties kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor CAD referentiebestanden of voor het linken van een stylesheet aan een HTML document.
  • Notificaties: voor elk document en elke map kan een distributielijst worden opgesteld. Indien een document gewijzigd is of een nieuw document in een map aangemaakt is, krijgen de personen in de distributielijst een e-mailnotificatie.
  • Markeren en weergeven: gebruikers kunnen highlights en opmerkingen aan een document toevoegen. Indien de cursor over een highlight bewogen wordt, worden de tekst, auteur en de datum van een opmerking getoond. U kunt (hoge resolutie) gescande documenten in een webbrowser bekijken en hier annotaties aan toevoegen. U kunt inzoomen, uitzoomen en door het document bladeren zonder dat het hele bestand gedownload hoeft te worden.
  • Beveiliging: toegang tot de documenten kan per gebruikersgroep worden ingesteld. De toegangsrechten kunnen verder per map of zelfs per (sub-)map worden toegewezen. De toegangsrechten kunnen ook gelieerd zijn aan de status in een workflow.

Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.

Copyright 2017 Axxerion