Skip navigation Menu

Gebouwen

Gebouwen zijn na medewerkers meestal de grootste kostenpost voor uw organisatie. Met de gebouwenmodule kunt u gegevens van uw eigen gebouwen maar ook die van uw gehuurde gebouwen bijhouden. Deze zeer uitgebreide module is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een compleet vastgoed beheer systeem en biedt u de mogelijkheid om ruimtes aan te maken en inventaris en personen aan deze ruimtes toe te wijzen. Op deze manier kunt u snel zien waar ruimte vrij is, hoe deze is ingericht en kunt u kosten per afdeling vergelijken. Ook kunt u koppelingen met AutoCAD maken. Als u op een persoon of voorwerp in een tekening klikt wordt u doorgelinkt naar een scherm met alle relevante informatie.

De module kan aangepast worden per gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. Ook kunt u uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden. Property management wordt weer overzichtelijk en leuk!

Voorbeeldscherm gebouwen:

Een overzicht van uw gebouwen en locaties zijn eenvoudig te zien via de integratie met Google maps:

De gebouwenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies:

  • Digitaal dossier:u heeft een actueel overzicht van alle relevante gegevens zoals adres, geografische locatie, bouwjaar, eigendom, oppervlak en bezettingsgraad. Documenten waaronder CAD tekeningen, vergunningen, belastingaangiftes en taxaties, foto’s en tekeningen zijn direct via internet toegankelijk.
  • Servicedesk:bewoners kunnen via internet storingen melden of reserveringen maken. Er worden automatisch taken aangemaakt voor interne of externe diensten. U kunt deze kosten bijhouden, door belasten en factureren.
  • Beschikbaarheid:iedere ruimte heeft een eigen kalender waarop data en tijden getoond worden voor onderhoud, schoonmaak en reserveringen. U kunt kijken of er een vergaderruimte beschikbaar is en uw vergadering aan de kalender toevoegen. Iedere ruimte kan worden gekoppeld aan bewoners en huurcontracten en kosten door belasten op basis van vierkante meters.
  • Budgetten: voor ieder gebouw kunt u één of meerdere budgetten aanmaken. De kosten van onderhoud, energie en schoonmaak kunnen op het budget geboekt worden en u kunt op elk gewenst moment de actuele stand bekijken.
  • MJOP: bij een gebouw kunt u onderhoudsschema’s vastleggen. Hierbij kunt u de kosten voor de komende periode berekenen en automatisch werkorders genereren voor de uitvoering van het onderhoud. Onderhoud kan ook doorgeschoven worden waarbij de cyclus in tact blijft. Tevens kunt u prijzen indexeren voor specifiek geplande activiteiten. Door de uitgebreide rapportagemogelijkheden kunt u al deze gegevens in een gewenste layout rapporteren. Ook projectbeheer zoals verhuizingen worden volledig ondersteund.
  • Verhuuradministratie: u kunt automatisch huurfacturen aanmaken op basis van een huurovereenkomst en deze per e-mail versturen. Huurbedragen worden automatisch berekend op basis van vierkante meters en prijsindexering. Voor iedere ruimte kunt u opgeven welke servicekosten van toepassing zijn. Jaarlijks kunt u ook de eindafrekening op basis van de servicekosten berekenen (servicekosten verrekening). Ook vlekkenplannen zijn eenvoudig te beheren en raadplegen. Voor meer informatie over facturatie bekijk onze financiële module. Voor meer informatie over contracten, zoals een huurovereenkomst, bekijk onze contractenmodule.

Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.

Copyright 2017 Axxerion