Skip navigation Menu

Meldingen (KWIS)

Axxerion biedt een unieke oplossing voor het beheren van klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen (KWIS). Met deze module lopen wij voorop in de Nederlandse markt. Door middel van vooraf op maat te configureren workflows, bepaalt het systeem welk type melding waar naartoe moet worden gestuurd, wie deze moet afhandelen en wat de servicelevels voor de betreffende stap zijn. In plaats van ad-hoc taakgericht naar een melding te kijken, wordt deze dankzij Axxerion stap voor stap procesmatig via een workflow doorlopen. Personen die een taak moeten uitvoeren, krijgen deze in hun persoonlijke takenlijst. Indien gewenst ondersteund door een email met een link erin. Meldingen kunnen worden omgezet in werkorders. De status van een melding is zichtbaar in de overzichten, in het formulier, maar ook grafisch in de workflow. Elke stap in de workflow kan worden ondersteund met een email, dus statuswijzigingen kunnen aan betrokken personen worden doorgegeven via een automatisch verstuurde email, indien gewenst volledig in eigen huisstijl. Het systeem kan ook (bijvoorbeeld via de mail) escaleren als bepaalde service levels worden overschreden. Managers kunnen overzichten en rapporten automatisch per mail aangeleverd krijgen.

Axxerion biedt een groot aantal standaard meldingsformulieren. Aan de meldingen kunnen eventueel ook foto’s (van bijvoorbeeld een schade) of andere documenten worden gekoppeld. Indien gewenst zijn deze volledig aan te passen of kunnen eigen formulieren ontwikkeld worden zonder dat hiervoor geprogrammeerd hoeft te worden. Dankzij de flexibel in te richten workflows, kan een melding worden toegewezen, teruggekoppeld (via mail), afgehandeld, beheerd, overgedragen etc. Escalaties, notificaties, statussen, service levels, gekoppeld aan deze workflows zorgen ervoor dat de juiste mensen de juiste dingen op het juiste moment doen.

Voorbeeld invoerscherm melding via Intranet:

Melding_via_intranet

Voorbeeld terugkoppeling per email:

Terugkoppelilng_melding_outlook

Voorbeeld invoerscherm melding via portaal:

De meldingenmodule ondersteunt o.a. de volgende functies:

  • Slimme formulieren: gebruikers kunnen snel meldingen invoeren via ‘intelligente’ formulieren met standaard waardes en invoercontrole. Zo kunt u de juiste informatie voor het afhandelen van de melding opvragen. Gebruikers kunnen ook via intranet meldingen indienen. Voor anonieme gebruikers is er een portal integration om meldingen te kunnen doen.
  • Overzichten: melders kunnen al hun meldingen en aanvragen op een centrale locatie bekijken. Door op de melding te klikken wordt de huidige status in een diagram getoond. Managers kunnen de status van alle meldingen en aanvragen bekijken om ervoor te zorgen dat aanvragen op tijd worden afgehandeld.
  • Meldingenproces: door het gebruik van workflows worden meldingen op een consistente manier afgehandeld. Via taken en automatische escalaties wordt gezorgd dat alle stappen van het proces doorlopen worden. De ontvanger van een taak ontvangt indien gewenst bijvoorbeeld een e-mail en kan al zijn of haar open taken bekijken. In de workflow wordt aangeven hoeveel personen een bepaalde rol hebben en de taak moeten uitvoeren.
  • Velden: de standaard velden kunnen uitgebreid worden met een onbeperkt aantal extra velden. Per veld kan het type worden opgegeven; zoals tekst, numeriek, keuzelijst of referentie naar een ander object. De velden worden al dan niet weergegeven afhankelijk van de toegangsrechten en de status van de werkstroom.
  • Voortgangscontrole: de aanvrager en ontvangers van een aanvraag kunnen op elk moment de status bekijken in een grafische weergave van het proces. De huidige status wordt in zwart afgebeeld en de vorige en volgende stappen in grijs.
  • Digitaal dossier: door het invoeren van meldingen wordt automatisch een compleet digitaal bestand opgebouwd met gegevens van de aanvrager, responses, acties, datums en interacties. U kunt documenten zoals foto’s, brieven en gescande afbeeldingen uploaden en koppelen aan de melding of aanvraag.
  • Analyse: alle stappen in het meldingenproces worden bijgehouden waardoor op ieder gewenst moment een overzicht opgevraagd kan worden van responstijden en eventuele problemen. De resultaten kunnen gevisualiseerd worden in rapporten, grafieken en dashboards.

Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden? Neemt u dan contact met ons op.

Copyright 2017 Axxerion