Skip navigation Menu

Yarden

“Het systeem roept positieve reacties op binnen onze organisatie, er is een breed draagvlak.”

Yarden is een jonge, snel groeiende uitvaartorganisatie met 900 medewerkers. De organisatie biedt voorlichting, uitvaartverzorging en verzekeringen aan in heel Nederland. Yarden is een vereniging en het aantal leden groeit hard. Er zijn inmiddels bijna 1 miljoen leden. De ambitie van Yarden is helder; dé uitvaartorganisatie van Nederland zijn. Maximale persoonlijke aandacht voor iedere afzonderlijke klant en elke individuele wens is daarbij het vaste uitgangspunt. We spreken Peter Beuving, stafmedewerker vastgoed & facility management bij Yarden.

“Yarden beschikt over een uitgebreid netwerk van uitvaartcentra, crematoria en begraafplaatsen, waar jaarlijks ruim 25.000 plechtigheden plaatsvinden. Het is voor ons dus ontzettend belangrijk om ons vastgoedbeheer en onze facilitaire processen op orde te hebben. We zijn daarom in 2008 op zoek gegaan naar een solide Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). We schreven een tender uit en Axxerion was één van de leveranciers die zich hierop inschreef. Gelukkig maar, want uiteindelijk kozen we unaniem voor Axxerion omdat hun FMIS onze informatie het best kon borgen. Ook het feit dat Axxerion webbased is, voldeed aan onze wensen. Onze accountmanagers en andere medewerkers van de afdeling kunnen hierdoor via hun smartphones, laptops en tablets zaken vastleggen en uitwisselen, ook als ze onderweg of op locatie zijn.”

Contactmomenten traceren
Yarden werkt met een servicedesk voor alle meldingen die betrekking hebben op storingen, klachten en wensen van haar gebouwen. De afdeling Vastgoed & Facility Management registreert al deze meldingen in Axxerion en coördineert van hieruit de leveranciers die de organisatie ondersteunen. Beuving licht toe: “Dit doen we door het uitzetten van werkorders naar onze leveranciers, die in het systeem direct vanuit de melding worden gegenereerd. Alle informatie die heen en weer gaat wordt dus geregistreerd zodat achteraf alle stappen en contactmomenten traceerbaar zijn. Dit houdt ons scherp, zorgt voor een realistische evaluatie en biedt steeds weer kansen op verbetering.”

Overzicht en inzicht
Voor haar projecten gebruikt Yarden de projectenmodule, zodat alle facetten van de projecten continu geregistreerd en gemonitord worden. Beuving: “Axxerion stelt ons hierbij zelfs in staat om online samen te werken met onze leveranciers. Die hebben zelfstandig toegang tot bepaalde mappen in het systeem. We kunnen precies instellen wie waar bij kan en welke rechten mensen hebben. Dit werkt echt ideaal, we hoeven nooit grote bestanden naar onze contactpersonen te sturen.” Naast alle documentatie die bij de projecten horen, verwerkt Yarden ook de bijbehorende budgetten in Axxerion. Beuving hierover: “Het is nodig om volledig overzicht en inzicht te hebben ten aanzien van de verschillende financiële ontwikkelingen binnen al onze lopende projecten. Een wijziging in een bepaalde planning kan al direct gevolgen hebben, het is belangrijk om adequaat te kunnen bijsturen. Het gaat vaak om complexe processen waar meerdere mensen bij betrokken zijn. De inkopers van onze afdeling registreren alle opdrachten die voor de lopende projecten worden verstrekt in het systeem. De factuur die hier later voor binnenkomt wordt vervolgens door de projectmanager gekoppeld aan de initiële opdracht en indien akkoord ter betaling gesteld. Zodra een project is afgerond wordt alle essentiële informatie vanuit het project overgezet naar het betreffende gebouw, zodat dit weer in beheer kan worden genomen door onze accountmanagers die Axxerion eveneens gebruiken.”

Meerjarenonderhoud
Meerjarenonderhoudsplanningen (MJOP) en werkorders, daar zijn er binnen Yarden vele van. De bijbehorende workflows worden in Axxerion beheerd. Beuving: “Alles wat gedurende het jaar moet worden uitgevoerd, staat in het systeem. Deze activiteiten zijn gekoppeld aan de juiste gebouwen, waardoor per gebouw het budget voor het meerjarenonderhoud helder is. Op basis hiervan worden offerteaanvragen uitgezet voor meerdere gebouwen, zodat bijvoorbeeld het schilderwerk in één keer kan worden aanbesteed. Na de aanbesteding worden er werkorders aangemaakt, waarop de accountmanagers de activiteiten na afronding ook weer kunnen afmelden. Hierdoor houden we altijd een actueel overzicht van de uit te voeren werkzaamheden.”

Hoger plan
Het is duidelijk dat Yarden het FMIS van Axxerion breed inzet en volop profiteert van alle voordelen die het systeem biedt. Sinds kort heeft Yarden ook haar wagenpark volledig ondergebracht in Axxerion. Beuving reageert: “Dat klopt, we blijven uitbreiden qua modules. Dat is het prettige aan dit FMIS, het ontwikkelt met je mee. Je kunt steeds weer een extra module in gebruik nemen als je organisatie daar klaar voor is. Ons wagenparkbeheer is nu naar een hoger plan getild. We hebben honderd procent grip op alle wisselingen en kilometrages binnen ons wagenpark. Dat mag ook wel, want we hebben een wagenpark van zo’n 150 auto’s met unieke berijders. Voor ons zijn de rapportages die wij hierover kunnen uitdraaien van groot belang. Zeker ook voor onze interne klanten die wij straks zelf toegang gaan geven tot Axxerion. Zij kunnen dan hun eigen wagenpark bekijken en beheren. Ook de andere modules zetten we open, afhankelijk van de functie van onze interne klanten. Zo kunnen deze gebruikers dus ook zelf makkelijk en snel meldingen indienen of documentatie en informatie over hun gebouw bekijken.”

Ontspannen
Peter Beuving oogt ontspannen en praat ontspannen. “Dat kan kloppen, want ik bén het ook”, reageert hij grijnzend. “Axxerion maakt al haar beloftes waar en dat is natuurlijk een verademing. En als er een keer iets is, dan gaan ze rustig met je zitten totdat het allemaal weer naar wens is. Het systeem roept positieve reacties op binnen onze organisatie, er is een breed draagvlak. Dat komt niet alleen door het FMIS zelf, maar ook door de medewerkers van Axxerion. De samenwerking verloopt zeer prettig! Axxerion is niet zomaar een leverancier, het is een groep mensen van vlees en bloed waar we snel en makkelijk mee kunnen schakelen. Het zijn kundige professionals waar je ook ‘gewoon’ goed mee kunt praten en op zijn tijd enorm mee kunt lachen.”

Nieuwsgierig geworden naar wat Axxerion voor uw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een demonstratie! Klik hier voor het contactformulier of bel ons op 026-4742420.

Terug naar overzicht

Copyright 2017 Axxerion